Cómo activar y ejecutar un curso SENCE después de recibir una orden de compra
Para ejecutar un curso SENCE con Franquicia Tributaria no basta con recibir la orden de compra: antes de iniciar, el curso debe estar comunicado y autorizado operativamente. Antes de iniciar, debes verificar si el curso cuenta con código SENCE vigente, si la empresa cliente operará directamente con SENCE o mediante un OTIC, y cuál será la modalidad de ejecución: presencial, e-learning sincrónico o e-learning asincrónico.
Antes de vender: el código SENCE del curso
Para comunicar una acción de capacitación con cargo a la Franquicia Tributaria, el OTEC debe contar previamente con el curso codificado o autorizado según corresponda. Conviene no confundir tres conceptos distintos:
1. Código SENCE del curso (acción de capacitación)
Es el identificador que SENCE asigna al curso cuando se solicita e inscribe en el Registro Nacional de Cursos, a través de la plataforma SOLICURSO. Habilita al curso para ser franquiciado. La duración mínima de las actividades de capacitación es de 8 horas cronológicas para cursos codificados desde el 3 de noviembre de 2014. Si aún no cuentas con el código, revisa nuestra guía cómo solicitar un código SENCE.
2. Comunicación de una actividad específica para una empresa cliente
Es el aviso formal a SENCE de que ese curso se ejecutará para una empresa determinada, con fechas, modalidad, participantes y valor. La realiza la empresa (Franquicia para Empresas) o el OTIC (Franquicia para OTIC), no el OTEC en nombre del cliente, salvo autorización y acceso formal.
3. Identificador, folio o número de comunicación
Es el número que genera el sistema de SENCE cuando la empresa o el OTIC informan la actividad. Confirma que la actividad quedó comunicada y es la referencia con la que se opera y se liquida. No es lo mismo que el código del curso.
Plataformas oficiales de SENCE: dónde se hace cada cosa
Estos son los sitios oficiales donde se realiza cada trámite. El ingreso a los sistemas de SENCE se hace con Clave Única.
| Trámite / gestión | Dónde se hace (sitio oficial SENCE) |
|---|---|
| Ingreso a los sistemas de SENCE | Iniciar sesión con Clave Única |
| Registro y estado del OTEC | Registro Nacional de OTEC |
| Codificar / inscribir el curso (obtener código SENCE) | SOLICURSO |
| Buscar cursos codificados | Elige Mejor (buscador de cursos) |
| Comunicar la actividad — empresa | Franquicia para Empresas · Actividades de Capacitación |
| Comunicar la actividad — vía OTIC | Franquicia para OTIC |
| Rol y trámites del OTEC en franquicia | Franquicia para OTEC · Trámites y servicios |
| Libro de Clases Electrónico (asistencia presencial) | LCE (información) · Aplicación LCE |
| Control E-learning (registro de conectividad) | Control E-learning / OTEC |
| Declaración Jurada de participación (e-learning) | Gestión de Acreditación de Participación de Curso (GCA) |
| Normativa vigente | Normativas SENCE |
Flujo general: de la orden de compra a la facturación
- Recepción de la orden de compra del cliente o del OTIC.
- Confirmación de datos comerciales y técnicos (curso, valor, participantes, condiciones).
- Verificación del código SENCE del curso (vigente y correcto) en SOLICURSO.
- Definición de la modalidad: presencial, e-learning sincrónico o e-learning asincrónico.
- Definición de la vía de comunicación: empresa directa o mediante OTIC.
- Envío de antecedentes al cliente o al OTIC (ficha del curso, fechas, relator, etc.).
- Comunicación del curso ante SENCE (la realiza la empresa o el OTIC) con al menos 2 días hábiles de anticipación al inicio de la actividad.
- Confirmación del folio, ID o número de comunicación.
- Ejecución del curso según la modalidad definida.
- Registro de asistencia o conectividad: LCE (presencial) o Control E-learning (e-learning).
- Evaluación y cierre académico.
- Emisión de certificados o constancias. En e-learning, emisión de la Declaración Jurada (GCA) por OTEC y participantes.
- Preparación de la carpeta de respaldo.
- Envío de antecedentes de cierre al cliente u OTIC.
- Emisión de la factura según la orden de compra y las condiciones pactadas.
- Seguimiento de pago.
¿Quién comunica el curso?
Escenario A · La empresa cliente comunica directamente en SENCE
La empresa ingresa con sus credenciales (Clave Única), comunica la acción de capacitación e incorpora los datos del curso: participantes, fechas, modalidad, valor, OTEC ejecutor y demás antecedentes requeridos (ver Franquicia para Empresas). El OTEC debe entregar la información técnica y comercial necesaria, pero normalmente no comunica en nombre del cliente, salvo que exista autorización y acceso formal.
Escenario B · La empresa cliente opera mediante un OTIC
El cliente coordina con su OTIC. El OTIC actúa como intermediario entre la empresa, SENCE y el OTEC (no imparte cursos directamente); ver Franquicia para OTIC. El OTEC debe entregar propuesta, código SENCE, ficha del curso, fechas, modalidad, participantes (si corresponde), valor, datos institucionales, relator, y plataforma o lugar de ejecución. El OTIC puede emitir sus propias instrucciones, aprobaciones, orden de compra o requerimientos documentales.
No conviene iniciar la ejecución como franquiciable hasta resolver la codificación (en SOLICURSO), la modalidad, la comunicación y el respaldo documental. Si el curso se ejecuta sin cumplir el flujo, puede haber riesgo de rechazo, problemas de liquidación o dificultades para facturar y cobrar.
Información que normalmente debe entregar el OTEC
- Nombre del curso.
- Código SENCE, si corresponde.
- Modalidad (presencial, e-learning sincrónico o e-learning asincrónico).
- Duración total en horas.
- Objetivo general.
- Contenidos.
- Fechas de inicio y término.
- Horarios.
- Relator o facilitador.
- Valor por participante o valor total.
- RUT y razón social del OTEC.
- Datos de contacto.
- Participantes, si ya están definidos.
- Lugar de ejecución, si es presencial.
- Plataforma, URL, usuario o mecanismo de acceso, si es e-learning.
- Sistema de registro de asistencia o conectividad.
- Evaluación o mecanismo de aprobación.
- Certificado o constancia final.
Si el curso es presencial
- Confirmar lugar físico, fechas, horarios y participantes.
- Verificar las reglas aplicables de asistencia y registro.
- Usar el Libro de Clases Electrónico (LCE) u otro sistema vigente exigido por SENCE (aplicación: lce.sence.cl).
- Controlar la asistencia real de los participantes.
- Respaldar la ejecución con registros, evaluaciones, fotografías (si son pertinentes), actas, certificados, nómina final y antecedentes solicitados por el cliente u OTIC.
- Cuidar los cambios de horario, lugar, relator o participantes: pueden requerir rectificación o aviso según el procedimiento aplicable.
Si el curso es e-learning sincrónico
El curso se realiza en tiempo real por videoconferencia o plataforma equivalente. Al comunicar la actividad, la entidad comunicante (empresa u OTIC) debe indicar que el curso es e-learning sincrónico. Cuida especialmente:
- Confirmación de la plataforma y del link de acceso.
- Ingreso de los participantes con Clave Única para el registro de conectividad por redirección.
- Registro de asistencia y evidencia de conexión.
- Participación de los alumnos y registro de clases/sesiones.
- Evaluaciones.
- Reportes requeridos por el cliente, OTIC o SENCE.
- Cuidado con cambios de horario, sesiones, participantes o relator.
Si el curso es e-learning asincrónico
No basta con subir material a una plataforma. El participante avanza a su propio ritmo, por lo que debe existir trazabilidad de acceso, avance, permanencia, evaluación, conectividad y finalización. Considera:
- Plataforma LMS con usuarios individuales.
- Registro de ingreso y de avance por participante.
- Evaluaciones.
- Control de conectividad o redirección cuando sea exigible (ver Control E-learning / OTEC).
- Reportes descargables y evidencia de término.
- Certificado o constancia.
- Cumplimiento de las exigencias vigentes de SENCE para cursos e-learning.
Documentos de cierre
Al finalizar, normalmente se prepara una carpeta de respaldo con:
- Orden de compra.
- Propuesta aceptada.
- Comunicación o folio SENCE.
- Nómina de participantes.
- Registro de asistencia (LCE, presencial) o de conectividad (Control E-learning, e-learning).
- Evaluaciones.
- Informe de ejecución.
- Certificados. En e-learning, Declaración Jurada (GCA) del OTEC y de los participantes.
- Factura.
- Antecedentes adicionales solicitados por el OTIC o la empresa cliente.
Facturación
La facturación no depende solo de haber realizado el curso, sino también de cumplir las condiciones de la orden de compra y de entregar los respaldos requeridos. Distingue:
- Facturación directa a la empresa.
- Facturación a través del OTIC.
- Facturación contra entrega de antecedentes.
- Facturación posterior a validación documental.
Documentación de respaldo por modalidad
| Modalidad | Documentación de respaldo (referencial) |
|---|---|
| Cursos presenciales | Factura pagada y certificado de asistencia emitido desde el Libro de Clases Electrónico (LCE). |
| Cursos e-learning (sincrónico y asincrónico) | Factura pagada, declaración jurada del OTEC y de los/as participantes con registro de conectividad. |
Los plazos y condiciones exactos deben revisarse en la orden de compra, el contrato, las instrucciones del OTIC y la normativa vigente al momento de ejecutar el curso.
Errores frecuentes
- Ejecutar el curso antes de verificar la comunicación en SENCE.
- Confundir el código SENCE del curso con el ID o folio de comunicación.
- No saber si el cliente opera directo o con OTIC.
- No guardar evidencia de asistencia o conectividad.
- Cambiar fechas, horarios o modalidad sin validar el procedimiento de rectificación.
- Facturar sin respaldo documental.
- Creer que presencial y e-learning tienen las mismas evidencias.
- No revisar si el curso tiene código vigente.
- No confirmar si el e-learning es sincrónico o asincrónico.
Checklist rápido para el OTEC
| Etapa | Pregunta clave | Responsable | Evidencia requerida |
|---|---|---|---|
| Código SENCE | ¿El curso tiene código vigente? | OTEC | Ficha del curso / código en SOLICURSO |
| Orden de compra | ¿Están claras las condiciones y el valor? | Cliente / OTIC → OTEC | Orden de compra y propuesta aceptada |
| Modalidad | ¿Presencial, e-learning sincrónico o asincrónico? | OTEC + Cliente | Definición de modalidad por escrito |
| Comunicación | ¿Quién comunica y con qué anticipación? | Empresa u OTIC | Folio / ID / número de comunicación |
| Ejecución | ¿Se ejecutó según lo comunicado? | OTEC | Registro de clases / sesiones / avance |
| Asistencia / conectividad | ¿Hay evidencia según la modalidad? | OTEC | LCE (presencial) o Control E-learning |
| Evaluación | ¿Se aplicó el mecanismo de aprobación? | OTEC | Instrumentos y resultados de evaluación |
| Certificación | ¿Se emitieron certificados o declaraciones? | OTEC | Certificados / Declaración Jurada (e-learning) |
| Cierre documental | ¿La carpeta de respaldo está completa? | OTEC | Carpeta de respaldo completa |
| Facturación | ¿Se cumplen las condiciones para facturar? | OTEC | Factura + respaldos + validación del cliente/OTIC |
Preguntas frecuentes
¿La orden de compra ya autoriza a ejecutar el curso con Franquicia Tributaria?
No. La orden de compra confirma la venta, pero el curso debe estar codificado en SENCE y comunicado por la empresa o el OTIC antes de ejecutarse como franquiciable.
¿Con cuánta anticipación se comunica el curso a SENCE?
Al menos 2 días hábiles antes del inicio de la actividad de capacitación, y 3 días hábiles antes en la evaluación y certificación de competencias laborales (EYCCL).
¿Quién comunica el curso: el OTEC o la empresa?
La comunicación la realiza la empresa cliente o su OTIC. El OTEC entrega la información técnica y comercial, pero normalmente no comunica en nombre del cliente salvo autorización y acceso formal.
¿Qué diferencia hay entre e-learning sincrónico y asincrónico?
El sincrónico se dicta en tiempo real por videoconferencia; el asincrónico se realiza a ritmo propio en una plataforma LMS. Ambos deben cumplir el registro de conectividad y las declaraciones juradas.
¿Existe un porcentaje mínimo de conectividad en e-learning?
No. La exigencia de conectividad mínima fue dejada sin efecto por la Resolución Exenta N° 2436 de 2019. De todos modos, el registro de conectividad y las declaraciones juradas siguen siendo obligatorios.
¿Qué documentos se necesitan para liquidar y facturar?
En cursos presenciales: factura pagada y certificado de asistencia del LCE. En cursos e-learning: factura pagada y declaración jurada del OTEC y de los participantes. La liquidación se presenta dentro de 60 días corridos desde el término.
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Fuentes y enlaces oficiales (SENCE):
- Franquicia para OTEC
- Franquicia para Empresas
- Franquicia para OTIC
- SOLICURSO — solicitud/codificación de cursos
- Libro de Clases Electrónico (LCE)
- Control E-learning / OTEC
- Gestión de Acreditación de Participación de Curso (Declaración Jurada)
- Elige Mejor — buscador de cursos
- Normativas SENCE
- Res. Ex. N° 2436 (28-06-2019): deja sin efecto la exigencia de conectividad mínima en e-learning.