Toma de asistencia en cursos E-Learning con código SENCE
La toma de asistencia e-learning con código SENCE no usa huella biométrica. Te explicamos qué hacer antes, durante y después de un curso e-learning para cumplir con el Libro de Clases Electrónico (LCE) y poder usar la franquicia tributaria: requisitos técnicos, conectividad, contingencias y declaraciones juradas.
¿Buscabas GCA, SIGECA o el Libro de Clases Electrónico?
Estos son los enlaces oficiales de SENCE. Más abajo, la guía para tomar asistencia e-learning y cerrar las declaraciones juradas sin rechazos.
- ↗GCAGestión de Acreditación de Participación: declaraciones juradas
- ↗SIGECAAdministración de cursos y perfiles del LCE
- ↗Libro de Clases Electrónico (LCE)Información, aplicaciones y guías oficiales
- ↗Control e-learning OTECReglas de trazabilidad y conexión SENCE
- ↗Clave SENCE (CUS)Generar o recuperar la clave de acceso
OTEC Solutions es una empresa privada y no forma parte de SENCE. Estos enlaces llevan a los sitios oficiales y se abren en una pestaña nueva.
El LCE no es una sola app: es un ecosistema de cumplimiento
El Libro de Clases Electrónico del SENCE registra y fiscaliza la asistencia de los cursos financiados con franquicia tributaria. En la modalidad presencial se basa en huella dactilar (app de escritorio SIRA); en e-learning, la huella se reemplaza por el registro de conexión en la plataforma del OTEC y por declaraciones juradas electrónicas firmadas en el portal GCA.
Esta guía se enfoca en el flujo e-learning. Para el panorama general y los enlaces de las plataformas, revisa nuestra guía del Libro de Clases Electrónico y las modalidades de capacitación.
Plataforma e-learning del OTEC
LMS integrado con SENCE que registra el log-in y la conexión efectiva de cada participante (trazabilidad).Portal GCA
El ejecutor revisa el reporte de conexiones y firma las declaraciones juradas; recién ahí se habilita la del participante.Certificado y liquidación
Se emite el certificado/declaración y la empresa liquida ante el OTIC o el SII dentro del plazo legal.La aplicación biométrica SIRA y el lector DigitalPersona U.Are.U 4500 se exigen para la modalidad presencial (Resolución Exenta N° 816, vigente desde el 01-04-2023). En e-learning el control es por registro de conexión + declaración jurada.
Cifras que no puedes pasar por alto
La toma de asistencia e-learning paso a paso: antes, durante y después
- Habilita los perfiles en SIGECA. Con la Clave Única SENCE (CUS) de persona jurídica se crea el Capacitador Administrador Nacional; este asigna administradores regionales y facilitadores. Tanto el emisor como el receptor deben tener su Clave SENCE (CS) de persona natural asociada a su RUT.
- Verifica el curso codificado y comunicado. El curso debe estar autorizado con su código SENCE y comunicado antes del inicio; el facilitador, acreditado en el Registro Único de Facilitadores.
- Confirma la plataforma e-learning integrada con SENCE. El LMS del OTEC debe registrar el log-in y la conexión efectiva de cada participante; esa trazabilidad es la base de la declaración jurada posterior.
- Chequea requisitos técnicos y de conectividad. Conexión estable del OTEC y de los participantes, y equipos compatibles (ver tabla más abajo).
- Entrega formal de materiales. En autoaprendizaje o a distancia, asegura la entrega de los manuales y guías de la codificación original y resguarda la evidencia de esa entrega.
- Registra la conexión efectiva. Cada participante debe iniciar sesión y conectarse en la plataforma del OTEC. El sistema del SENCE exige al menos un log-in y conexión efectiva informada durante la vigencia del curso para luego habilitar su declaración.
- Controla el cumplimiento del 75%. Monitorea horas y sesiones para que cada alumno alcance el mínimo; quien no llega (sin SAR aprobada) queda fuera de la franquicia.
- Mantén la trazabilidad. Conserva los reportes de conexión y actividad: son la evidencia que respalda la declaración jurada y una eventual fiscalización.
- Gestiona contingencias a tiempo. Ante fallas técnicas o de fuerza mayor, levanta la Solicitud de Asistencia Retroactiva (SAR) con evidencia, dentro de los plazos fatales (ver tabla).
- Declaración jurada del OTEC. Al día siguiente del término informado, el Capacitador Administrador entra a GCA e-learning, revisa el reporte de trazabilidad y conexiones, y firma digitalmente la declaración institucional que certifica la realización efectiva del curso.
- Se habilita la del participante. El sistema bloquea la declaración del alumno hasta que el OTEC emita la suya. Luego cada participante ingresa con su Clave SENCE (CS) y firma su propia declaración.
- Emisión del certificado o declaración. En GCA se verifican los porcentajes, se ingresa el N° de factura u orden de compra y se emite el documento en PDF (puede anularse dentro del plazo de liquidación).
- Liquidación de la franquicia. La empresa presenta el certificado o la declaración ante el OTIC o el SII dentro de los 60 días corridos desde el término del curso.
Requisitos técnicos y de conectividad
En e-learning, lo crítico es la integración de la plataforma del OTEC con SENCE y el registro de conexión de los participantes. Como referencia incluimos también los requisitos de la app de escritorio SIRA, que aplican a la modalidad presencial.
E-Learning · lo que de verdad importa
- Plataforma/LMS del OTEC integrada con SENCE que registre log-in y conexión efectiva.
- Clave SENCE (CS) de cada participante y CUS de persona jurídica del OTEC.
- Conexión estable durante las sesiones (sincrónico) y disponibilidad de la plataforma (asincrónico).
- Firma electrónica simple para las declaraciones juradas en GCA.
App SIRA · referencia (presencial)
| SO | Windows 10 64-bit (nueva versión 4.6.0 para Windows 11, comunicado 13-10-2025) |
| Procesador | Intel Core i3 6ª gen o superior |
| RAM | 4 GB o superior |
| Disco | 20 GB libres en unidad C: |
| Frameworks | .NET 4.5 + Java Runtime |
| Lector | DigitalPersona U.Are.U 4500 |
Contingencias y plazos (SAR)
Cuando una falla impide el registro normal, se tramita una Solicitud de Asistencia Retroactiva (SAR) en SIGECA con evidencia, dentro de plazos fatales e improrrogables. Una solicitud extemporánea se rechaza automáticamente.
| Contingencia | Plazo máximo | Evidencia obligatoria |
|---|---|---|
| Corte no programado de luz o agua | 7 días hábiles | Boleta/certificado de corte de la distribuidora. Recuperación obligatoria de la clase. |
| Catástrofe mayor (inundación, sismo, incendio) | 10 días hábiles | Resolución de zona de catástrofe o autorización de la Dirección Regional. |
| Robo, hurto o pérdida del computador | 5 días hábiles | Copia de la denuncia ante Carabineros o PDI. |
| Falla de computador, disco o periférico | 10 días hábiles | Informe técnico de un proveedor externo al OTEC. |
| Error operacional (general) | hasta 30 días corridos | Según caso; evaluación regional de hasta 10 días hábiles. |
Declaraciones juradas: el cierre documental
1. Primero el OTEC
Al día siguiente del término, el Capacitador Administrador firma en GCA la declaración institucional que certifica la realización efectiva del curso, tras revisar el reporte de conexiones.2. Luego el participante
Recién cuando el OTEC firma, se habilita la del alumno: ingresa con su Clave SENCE (CS) y firma confirmando su participación y horas.Para cursos de autoaprendizaje o a distancia, la liquidación exige un set documental: factura de la OTEC, declaración jurada del ejecutor, declaración jurada de cada participante y copia legible de la cédula de identidad del alumno.
Reglas de oro: qué hacer y qué evitar
Preguntas frecuentes
¿Se usa lector de huella en e-learning?
No. El lector biométrico DigitalPersona y la app SIRA son para cursos presenciales. En e-learning el control es por registro de conexión en la plataforma del OTEC y declaraciones juradas en GCA.
¿Qué pasa si un alumno no registra conexión?
No podrá firmar su declaración jurada y quedará fuera de la franquicia, salvo que exista una SAR aprobada por la Dirección Regional.
¿Cuánto es la asistencia mínima?
75% del total de horas del código SENCE del curso.
¿En qué plazo hay que liquidar?
60 días corridos desde el término del curso. Se recomienda emitir el certificado dentro de 40 días (límite práctico 59).
¿Quién firma primero, el OTEC o el alumno?
Primero el OTEC; el sistema bloquea la declaración del participante hasta que el ejecutor emita la suya.
Fuentes oficiales SENCE
Guía elaborada con documentación oficial publicada en sence.gob.cl. Algunos documentos operativos y FAQ no están completamente consolidados frente a cambios recientes; ante cualquier duda, prevalece la resolución vigente y el comunicado oficial más reciente. Verifica siempre la versión vigente en SENCE.
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