NCh 2728: qué es, requisitos y Directriz DA-D45 v4
Qué es la Norma Chilena NCh 2728, cuáles son sus requisitos capítulo por capítulo (del 4 en adelante) y cómo la Directriz DA-D45 v4 del INN detalla e interpreta cada punto para certificar a un OTEC, incluidas las áreas de capacitación.
¿Qué es la NCh 2728 y por qué la exige SENCE?
La NCh 2728 es la norma chilena que fija los requisitos del sistema de gestión de calidad de los Organismos Técnicos de Capacitación (OTEC). Sigue la estructura de la ISO 9001, aplicada al diseño, la ejecución y la mejora de servicios de capacitación.
- Por qué importa: SENCE exige que el OTEC esté certificado en la NCh 2728 para inscribirse en su registro y mantenerse vigente.
- Cómo encaja: la certificación se suma a los demás requisitos de inscripción, como la oficina administrativa y el giro único de capacitación.
- Qué debes hacer: implementar un sistema de gestión documentado según la norma y certificarlo con un organismo certificador acreditado ante el INN, que audita aplicando la Directriz DA-D45.
Dos documentos que trabajan juntos
Los requisitos NCh 2728 son la base de la certificación del OTEC: para certificarse, un OTEC debe cumplir la NCh 2728:2015; pero quien lo audita aplica además la Directriz DA-D45, que precisa cómo se interpreta y verifica cada requisito. Entender ambos es la diferencia entre certificar a la primera o acumular no conformidades.
NCh 2728:2015
Norma Chilena que establece los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad para Organismos Técnicos de Capacitación. Es la base de la certificación exigida por el SENCE y se estructura en cláusulas del 0 al 8.
DA-D45 v4 (INN)
Documento del Sistema Nacional de Acreditación del INN que fija los criterios de certificación según NCh 2728:2015. Es complementaria: dirige a los Organismos de Certificación (OCS) cómo auditar e interpretar cada numeral, los tiempos de auditoría y las áreas de capacitación (Anexo C).
Los requisitos NCh 2728 de un vistazo
La norma exige construir y mantener un sistema de gestión vivo, con evidencia. En grandes bloques:
- Cap. 4 — Sistema de gestión: procesos identificados, manual de calidad, control de documentos y registros.
- Cap. 5 — Responsabilidad de la dirección: compromiso, política y objetivos de calidad, planificación y revisión por la dirección.
- Cap. 6 — Gestión de recursos: personas competentes, infraestructura, ambiente de trabajo y recursos financieros.
- Cap. 7 — Realización del servicio: diseño y desarrollo de cursos, ejecución, validación, compras y control de asistencia.
- Cap. 8 — Medición, análisis y mejora: auditoría interna, servicio no conforme, acciones correctivas y mejora continua.
Los capítulos de la norma, explicados (4 en adelante)
Recorremos cada capítulo: a la izquierda, qué exige la NCh 2728; en los recuadros ámbar, cómo lo detalla la DA-D45.
Sistema de gestión de la calidad
4.1 Requisitos generales
El OTEC debe documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorarlo continuamente. En concreto debe:
- Identificar sus procesos (gestión, provisión de recursos, comercialización, diseño, desarrollo, planificación, ejecución y evaluación de la capacitación) y su secuencia e interacción.
- Definir criterios y métodos para operar y controlar esos procesos, asegurar recursos e información, y hacer seguimiento, medición y mejora.
- Controlar los procesos que contrate externamente (sin eximirse de su responsabilidad final).
- 4.1: las fundaciones de derecho privado sin fines de lucro deben estar registradas como OTEC antes de tramitar.
- 4.1 a): el OTEC debe tener al menos un ejemplar original de la norma o demostrar su pago/visualización en inncoleccion.cl.
4.2 Requisitos de la documentación
La documentación mínima incluye: declaraciones de política y objetivos de calidad, un manual de calidad, los procedimientos y registros exigidos por la norma y los documentos que el OTEC determine necesarios.
- 4.2.2 Manual de calidad: debe contener el alcance del SGC, los procedimientos (o su referencia) y la descripción de la interacción de procesos.
- 4.2.3 Control de documentos: procedimiento para aprobar, revisar, actualizar, identificar versiones vigentes y evitar el uso de documentos obsoletos.
- 4.2.4 Control de registros: procedimiento para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer los registros (evidencia de conformidad).
- 4.2.2 a): el alcance del SGC debe precisar el área de capacitación (Anexo C), la modalidad (presencial, e-learning) y el tipo de cliente; los OCS certifican por esas áreas y el OTEC debe tener relatores competentes en ellas.
- 4.2.4: la retención de registros es de al menos 3 años (requisito SENCE).
Responsabilidad de la dirección
La alta dirección lidera el sistema. Debe comunicar la importancia de cumplir requisitos (del usuario, legales y del SENCE), establecer la política y los objetivos de calidad, asegurar recursos y realizar la revisión por la dirección.
- 5.3 Política de calidad y 5.4 Planificación: objetivos medibles y planificación del SGC.
- 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación: definir funciones, nombrar al representante de la dirección y asegurar la comunicación interna.
- 5.6 Revisión por la dirección: con entradas (auditorías, retroalimentación, desempeño de procesos) y resultados (decisiones y acciones de mejora).
- 5.4.1: la planificación estratégica es un documento a 3 años (política, objetivos, servicios, participación de mercado, estabilidad financiera y mejora), acorde al ciclo de certificación; los indicadores pueden ser cualitativos.
- 5.5.2: el representante de la dirección debe ser miembro de la dirección; si es externo, se exige declaración jurada notarial.
- 5.5.3: la comunicación interna abarca a todo el personal, interno y externo, de jornada completa o parcial.
- 5.6.1: la revisión por la dirección se realiza al menos cada 12 meses y participan al menos 2 personas del OTEC.
Gestión de los recursos
El OTEC debe asegurar los recursos para operar y mejorar el sistema y para entregar la capacitación.
- 6.2 Recursos humanos: personal competente según educación, formación, habilidades y experiencia; toma de conciencia y capacitación.
- 6.3 Infraestructura y 6.4 Ambiente de trabajo: instalaciones y condiciones adecuadas.
- 6.5 Recursos financieros: disponibilidad para sostener la operación.
- 6.1: en la auditoría se entrevista a la alta dirección, al representante de la dirección, a relatores y al personal de apoyo. Para el cómputo se considera solo el 30% de los relatores con participación efectiva en los últimos 12 meses; el OTEC debe tener al menos 2 personas.
- 6.2.1: los relatores de programas sociales deben estar inscritos en el registro de relatores del SENCE; la competencia se evidencia por educación, formación, habilidades y experiencia.
- 6.3: la infraestructura (salvo oficinas administrativas) debe estar registrada y visada por SENCE en la Plataforma de Registro de Infraestructura (vigencia 3 años); el software usado debe tener licencias vigentes.
- 6.5: al menos una revisión financiera cada 12 meses (balances, flujos de caja y facturación) confeccionada por un profesional habilitado.
Realización del servicio de capacitación
El núcleo operativo: diseñar, planificar y ejecutar los cursos con control y evidencia.
- 7.2 Procesos con el usuario: determinar y revisar los requisitos del servicio y comunicarse con usuarios y participantes.
- 7.3 Diseño y desarrollo: planificar, definir entradas y resultados, revisar, verificar y validar el diseño de la actividad.
- 7.4 Compras y 7.5 Prestación del servicio: control de la ejecución, validación, trazabilidad y resguardo de la información del cliente.
- 7.6 Control de equipos de seguimiento y medición.
- 7.2.1 c): en áreas reguladas (OS-10 de Carabineros, DIRECTEMAR, SAG, Min. de Transportes, Mineduc) el OTEC debe tener la autorización vigente disponible para el OCS y la fiscalización.
- 7.3: el numeral no puede excluirse; adaptar o modificar un curso equivale a un curso nuevo y exige repetir el diseño.
- 7.5.1: al menos 4 actividades reconocidas por SENCE al año (1 por trimestre) y al menos 1 actividad por cada área del alcance en el ciclo para mantenerla.
- 7.5.2 c): contar con al menos 2 relatores por curso registrado en SENCE (o dejar establecido el reemplazo/suspensión).
- 7.6: incluye el software de control de asistencia (huellero); solo se excluye en casos autorizados por SENCE (Registro Especial, programas sociales).
Medición, análisis y mejora
El OTEC debe medir, detectar desviaciones y mejorar de forma continua.
- 8.2 Seguimiento y medición: incluye la auditoría interna del sistema.
- 8.3 Control del servicio no conforme: identificar y tratar lo que no cumple.
- 8.4 Análisis de datos y 8.5 Mejora: acciones correctivas y preventivas eficaces.
- 8.2.2: auditoría interna completa al menos cada 12 meses. El auditor debe acreditar curso de NCh 2728:2015 (mín. 16 h) y curso de auditoría interna (mín. 16 h, no dictado por el propio OTEC ni el propio auditor) y conocimiento de procesos de capacitación. El consultor que implementó el sistema no puede auditarlo.
- 8.3: ante una no conformidad de un requisito esencial (relator no competente, infraestructura que no cumple) no se otorga concesión.
- 8.5.2 / 8.5.3: verificar la implementación y la eficacia de las acciones correctivas y preventivas como etapas independientes.
Áreas de capacitación (Anexo C de la DA-D45)
La certificación se otorga por áreas de capacitación. El alcance del OTEC debe declararlas y se necesitan relatores competentes en cada una. Son 24 áreas:
Para auditar, las áreas se agrupan en 6 grupos y el OCS debe auditar al menos un área de cada grupo presente en el alcance:
| Grupo | Áreas que incluye |
|---|---|
| 1 | Administración · Computación e informática · Educación y capacitación · Idiomas y comunicación · Nivelación de estudios |
| 2 | Agricultura · Agropecuario · Especies acuáticas · Forestal · Ecología |
| 3 | Alimentación, gastronomía y turismo · Salud, nutrición y dietética |
| 4 | Artes, artesanía y gráfica · Ciencias y técnicas aplicadas · Comercio y servicios financieros · Servicio a las personas |
| 5 | Electricidad y electrónica · Energía nuclear · Construcción · Minería |
| 6 | Mecánica automotriz · Mecánica industrial · Procesos industriales · Transporte y telecomunicaciones |
Las áreas de Salud, Seguridad, Transportes, etc. exigen presentar la autorización o certificación del servicio público correspondiente.
Cómo definir el alcance del sistema
El alcance del sistema de gestión delimita qué servicios de capacitación quedan cubiertos por la certificación. Debe quedar documentado y ser específico, sin ambigüedades:
- las áreas de capacitación del Anexo C en que el OTEC ejecuta cursos, con relatores competentes en cada una;
- las modalidades en que ejecuta sus cursos (presencial, e-learning sincrónico o asincrónico);
- las sedes o lugares donde presta los servicios, cuando son más de uno.
Un alcance ambiguo, o que no calza con lo que el OTEC realmente ejecuta, es una causa frecuente de hallazgos en la auditoría de certificación.
Requisitos operativos clave (resumen DA-D45)
- Tener el ejemplar original de la NCh 2728 (o pago/visualización).
- Retención de registros ≥ 3 años.
- Planificación estratégica a 3 años.
- Revisión por la dirección anual, con al menos 2 personas.
- Al menos 2 personas en la organización.
- Revisión financiera anual por profesional habilitado.
- Infraestructura registrada y visada por SENCE (vigencia 3 años).
- ≥ 4 actividades SENCE al año (1 por trimestre) y 1 por área del alcance.
- ≥ 2 relatores por curso registrado en SENCE.
- Control de asistencia (huellero), salvo casos autorizados.
- Auditoría interna anual; auditor con 2 cursos de 16 h; el consultor implementador no audita.
- Autorizaciones sectoriales vigentes (OS-10, DIRECTEMAR, SAG, Transportes, Mineduc).
Norma oficial y descargas
La NCh 2728:2015 es una norma con derechos de autor del INN: para implementarla y certificar, el OTEC debe adquirirla (compra o visualización). La DA-D45 es un documento público de descarga gratuita.
1. Comprar la norma original (obligatorio)
La compra debe realizarse a nombre del OTEC (persona jurídica): independiente de quién pague, el titular debe ser la empresa, ya que el ejemplar original puede ser exigido en auditorías o fiscalizaciones de SENCE u otros organismos.
Comprar en el INN2. Ejemplar para capacitación (uso didáctico)
Copia con marca de agua «capacitación» en cada página, para fines de estudio. No reemplaza el ejemplar original que el OTEC debe adquirir para su certificación.
Descargar ejemplar (PDF)3. Directriz DA-D45 v4 (gratuita)
Documento público del Sistema Nacional de Acreditación del INN, de descarga libre.
Descargar DA-D45 (PDF)Recursos relacionados y fuentes
Contenido elaborado con base en la NCh 2728:2015 (INN) y la Directriz DA-D45 v4 del Sistema Nacional de Acreditación del INN. Esta página es didáctica y de síntesis; ante cualquier duda prevalece el texto oficial de la norma y la directriz vigentes.
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